Checklist bij de aanschaf van een MFP
Gaat het bij de aanschaf van een multifunctionele printer (MFP) alleen om kosten, snelheid per minuut, papierformaat en het verwachte printvolume? Soms lijkt het erop, maar wat ons betreft is er veel meer om te beoordelen. Als je van plan bent om een nieuwe MFP aan te schaffen, dan zijn er nog een aantal andere zaken die gecheckt kunnen worden. Kijk maar:
Check 1: Hoe staat het met de digitale veiligheid?
Google zelf maar eens op ‘onveilige printer’. Dan kom je artikelen tegen waar in staat dat in het geheugen van multifunctionele printers gevoelige informatie opgeslagen kan liggen. Bijvoorbeeld persoonlijke zaken zoals kopieën van paspoorten. Dat kan voor cybercriminelen zeer interessant zijn. Daarnaast kunnen hackers via het computernetwerk binnendringen om ransomware aanvallen uit te voeren, als multifunctionele printers niet goed beveiligd zijn. Hoe Xerox dit voorkomt? Lees deze blog als je hier meer over wilt weten.
Check 2: Hoe eenvoudig werkt mobiel printen?
Gebruikers printen steeds vaker vanaf smartphones en tablets. Toch is het je vast weleens overkomen dat mobiel printen niet zo handig ging. Controleer daarom, voordat je een MFP koopt, hoe de mobiele app werkt. We demonstreren je graag onze Xerox® Mobile Link, een gebruiksvriendelijke mobiele app waarmee je vanaf elke smartphone of tablet kunt scannen, faxen en printen door een verbinding te maken met Xerox® multifunctionele printers (MFP’s).
Check 3: Naar welke applicaties moet ik kunnen scannen?
Voorafgaand aan elke MFP aankoop is het waardevol om te checken naar welke Cloud- of documentomgevingen je wilt gaan scannen. Is het allemaal wel mogelijk? Ga je bijvoorbeeld scannen naar SharePoint, OneDrive of Dropbox en welke documentmanagement of HR- of andere -applicaties worden er gebruikt? Inventariseer in de breedte is ons advies. Dat levert namelijk nog meer tevreden gebruikers op.
Check 4: Is er voldoende kennis aanwezig?
Tegenwoordig lijkt alles op technisch gebied mogelijk te zijn, maar uiteindelijk zijn het de mensen aan de kant van de MFP leverancier, mogelijk samen met aangesloten partners, die voor de gewenste oplossing zorgen. Neem daarom ook in de besluitvorming de kennis rondom IT mee. Een MFP is immers onderdeel van een ecosysteem van digitale informatie. Xerox is overigens een Amerikaanse organisatie waar ‘solutions’ al langer op de agenda staan dan bij Aziatische concurrenten. Dat komt omdat het in onze westerse maatschappij vaker gaat over dienstverlening en in de oosterse maatschappij om het in productie houden van grote fabrieken.
Check 5: Doe je zaken met een duurzame partij?
Gelukkig wordt de manier waarop we met onze planeet omgaan voor veel bedrijven steeds belangrijker. Ook wat dat betreft zit het wel goed als je zaken doet met ons. Stichting MVO-Register heeft Xerox al eerder aangewezen als MVO koploper. Klik hier voor meer informatie.
