Documenten op een slimme, veilige en eenvoudige manier scannen en vastleggen

Dat is wat Xerox als ruim 20 jaar samen met iXware doet. Het Ministerie van EZ was rond het jaar 2000 de eerste grote iXware/Xerox klant. Inmiddels zorgt XBC Hengelo samen met iXware voor veilige documentprocessen bij mkb-bedrijven in onze regio. We stelden 4 vragen over gemak en veiligheid aan Menno van Zundert, Managing Director van iXware.

Waar zie jij kansen op verbetering als het om gemak en veiligheid gaat?

Gemak en veiligheid gaat vooral over het voorkomen van onnodige document- of werkprocessen. Dit is wat Menno daarover zegt: “Het is opvallend hoe vaak er bijvoorbeeld nog gebruik wordt gemaakt van ‘scan-to-email’. Een medewerker stuurt blijkbaar eerst een vertrouwelijk document naar de eigen e-mailbox en vervolgens wordt het ergens anders opnieuw opgeslagen. Zonder erbij stil te staan is er onnodig een duplicaat gemaakt, teveel tijd besteed en raakt waardevolle informatie versnipperd over digitale plekken. Gemakkelijk en veilig betekent dat je vanaf de Xerox MFP rechtstreeks het document, voorzien van metadata, naar de desbetreffende applicatie stuurt.”

Wat is er veranderd op het gebied van documentprocessen?

De grootste verandering is dat veel meer documentprocessen zich tegenwoordig in cloud services begeven. “In het verleden betekende ‘iets scannen’ het digitaliseren van documenten naar on premise oplossingen, zoals bijvoorbeeld een Document Management Systeem (DMS) of een administratieve applicatie die in eigen beheer was. Tegenwoordig scan je rechtstreeks, met een handige app, naar cloudapplicaties zoals SharePoint 365, Dropbox, OneDrive, Afas, Nedap en nog heel veel meer”. 

Waar liggen kansen om documentprocessen te verbeteren?

“Alles waar traditionele scanoplossingen op eigen servers aanwezig zijn en dat betreft nog heel veel plekken!”, is het duidelijke antwoord van Menno. Verder vertelt hij dat er branches zijn aan te wijzen die Cloud niet per definitie als eerste omarmt hebben. “Nu er vaker gewerkt wordt in hybride werkomgevingen is het belangrijker geworden om ook de gescande documenten van kantoor op de thuiswerkplek op een veilige manier voorhanden te hebben. Ik verwacht daarom dat de samenwerking met XBC’s alleen maar intensiever wordt”. 

Hoe ziet gemak en eenvoud er voor de toekomst uit?

Het antwoord van Menno heeft te maken met een slimme combinatie tussen MFP en apps.“Iedere branche heeft haar eigen manier van werken en gebruikt specifieke applicaties. Door de multifunctionele Xerox printer aan te bieden met veelgebruikte apps, wordt de geleverde oplossing de digitaal veilige op- en afrit voor documenten voor de desbetreffende branche. Een Xerox printer wordt daardoor uniek. Zo zijn we met de XBC’s in Nederland al bezig om een oplossing specifiek voor de zorgsector in te richten, maar een volgende keer betreft het misschien wel een oplossing voor een notaris, advocaat of consultancy bureau”. 

Meer weten over gemakkelijke en veilige documentprocessen?

Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Andy is te bereiken per mail ap@xbc-hengelo.nl of bel naar 06-42973340.