8 aantrekkelijke voordelen van Cloud Printing

Is traditioneel printen of een eigen printserver nog wel de juiste optie? Een interessante vraag, want er zijn steeds meer medewerkers hybride gaan werken en bovendien worden er steeds meer mobiele apparaten gebruikt. Cloud Printing is het moderne alternatief; het zorgt voor kostenbesparingen, verbetert de efficiency en de flexibiliteit (zie voordeel 3) levert tevreden medewerkers op.

Wat is Cloud Printing?

Cloud Printing is een manier om via een printserver in de Cloud digitale apparaten zoals smartphones, werkstations, laptops en tablets aan te sluiten op printers. Dat levert minimaal deze 8 voordelen op:

Voordeel 1: Cloud Printing is efficiënter en betrouwbaarder

Traditioneel printen brengt vaak extra complicaties met zich mee, zoals problemen met softwarestuurprogramma’s en compatibiliteits- of verbindingsproblemen. Omdat afdrukken via de Cloud niet afhankelijk is van softwarestuurprogramma’s, die je zelf moet beheren, is printen efficiënter en betrouwbaarder.

Voordeel 2: Kostenbesparingen

Bedrijfs- en energiekosten worden verlaagd omdat je geen on-site printservers meer nodig hebt. Cloud Printing elimineert ook de noodzaak voor installatie en onderhoud van soft- en hardware, waardoor bijbehorende kosten worden weggenomen. Printersoftware en -hardware hoef je namelijk zelf niet aan te schaffen en bovendien is de software altijd up-to-date. 

Voordeel 3: Flexibiliteit bij BYOD, Bring Your Own Device

De hybride werknemer van tegenwoordig neemt meer apparaten met zich mee. Bovendien zijn er steeds meer organisaties waarbij medewerkers een keuze kunnen maken voor een smartphone of tablet die ze zelf prefereren. Er ontstaan problemen en ontevredenheid wanneer medewerkers, die op hun tablet of laptop werken, hun belangrijke documenten niet kunnen printen. Maar er is nog iet wat met flexibiliteit te maken heeft:

Voordeel 4: Printen mogelijk maken voor gasten

Het is je vast weleens overkomen dat een gast bij je wilde printen wat niet wilde lukken. Flexibiliteit betekent dat niet alleen werknemers, maar ook gasten die je toegang wilt geven, eenvoudig kunnen printen vanaf hun laptops, tablets en smartphones. Daarnaast vermindert dit ook de belasting van de helpdesk en de IT-afdeling van de organisatie. Een ZZP’er die tijdelijk bij je werkt hoef je geen printerdriver te geven.

Voordeel 5: Eenvoudige installatie en onderhoud

Het opzetten en onderhouden van Cloud Printing is veel goedkoper dan het opzetten en onderhouden van de IT-infrastructuur van een organisatie. Printen kan daarnaast worden uitbesteed in plaats van waardevolle resources toe te wijzen aan IT-  en printinfrastructuur.

Voordeel 6: Instelbare afdrukregels

Wellicht wil je niet alle medewerkers de mogelijkheid geven om in kleur te printen of bijvoorbeeld een limiet stellen aan het aantal afdrukken. Daarom zijn er afdrukregels in te stellen. Een extra voordeel is dat deze afdrukregels het printen voor gebruikers eenvoudiger maakt. Als voorbeeld kun je ervoor kiezen dat er altijd dubbelzijdig wordt geprint, waardoor niemand deze printinstelling zelf hoeft te maken.

Voordeel 7: Inzicht in het gebruik van de printer

Cloud Printing geeft ook toegang tot printgegevens. Er kunnen analyses gemaakt worden om te begrijpen wat er wordt afgedrukt, wie het afdrukt en nog heel veel meer. Met dit inzicht is er controle over het printgebruik en het helpt je om bij een volgende aankoop of overeenkomst nog betere keuzes te maken.

Voordeel 8: Cloud Printing is duurzaam

Cloud Printing vermindert de CO2-uitstoot van je bedrijf, omdat je geen eigen servers gebruikt en het vermindert afval, door efficiënter gebruik. Daarnaast is het implementeren van Managed Print Services een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat uw bedrijf op verantwoorde wijze toner, inkt en papier gebruikt.

Hoe XBC Hengelo klanten help met Cloud Printing?

Door het inzetten van Xerox Workplace Cloud. Neem contact met ons op om de voordelen te ontdekken. 

Hoi, kan ik je helpen?